Logiciel de gestion des achats: C’est ce qu’il a à savoir pour votre entreprise

L’approvisionnement précis et en temps opportun de matières premières, d’articles auxiliaires ou d’équipements est crucial pour toute entreprise de fabrication. Pour assurer le bon fonctionnement de la production, les entreprises doivent s’assurer que les stocks restent à des niveaux optimaux à tout moment. Ainsi, l’approvisionnement était autrefois considéré comme la prochaine étape logique dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise. Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont numérisé le processus d’approvisionnement, avec 68% des acheteurs B2B achetant des biens en ligne.

Les coûts réduits

Les organisations qui passent à l’approvisionnement électronique bénéficient des avantages suivants :

  • La réduction des dépenses hors contrat de 64 %.
  • Les tarifs réduits de 7,3 % pour les dépenses reportées sur le contrat
  • La réduction des cycles de réquisition à commande de 66 %.
  • La réduction des coûts de réquisition à la commande de 58 %
  • L’augmentation des dépenses totales sous la direction du groupe d’approvisionnement de 20 %

En outre, il existe des avantages indirects tels que l’introduction des meilleures pratiques dans le processus d’achat, l’institutionnalisation des processus, la réduction de la dépendance vis-à-vis des individus, une collaboration accrue avec les fournisseurs, la transparence, l’audit, etc.

Une meilleure transparence sur les dépenses

Le logiciel d’approvisionnement électronique apporte la transparence et l’automatisation indispensables à votre système d’achat. Avec la centralisation des informations fournisseurs, des données d’achat et l’intégration à l’ERP, le tableau de bord des achats devient plus uniforme et améliore la visibilité du leadership organisationnel. Il est facile de valider et de suivre les éléments suivants :

  • Les processus de présélection des fournisseurs
  • La méthodologie d’évaluation
  • Les citations initiales
  • Les tactiques de négociation et résultats
  • Les bons de commande
  • Le mécanisme de réquisition et d’approbation.
  • Les paiements, taxes et autres informations
  • Le respect des contrats/obligations

Avec une telle visibilité granulaire, les problèmes transactionnels qui empêchent les responsables d’atteindre les objectifs de l’organisation font surface, et la tendance devient évidente sur une période de temps. Les informations et les données objectives ouvrent la voie pour s’attaquer de front aux problèmes, et de petites étapes incrémentielles conduisent progressivement à une transformation plus significative.

Une productivité améliorée

La solution logiciel de gestion des achats réduit le temps de cycle d’approvisionnement de plus de 50 % ; vous pouvez mettre toutes vos activités d’achat sous le contrôle de l’équipe d’approvisionnement en incluant de plus en plus de catégories et en établissant des catalogues et des contrats tarifaires. En conséquence, les relations fournisseurs-acheteurs atteignent un nouveau sommet avec une transparence et une agilité accrues ainsi qu’une visibilité à long terme ; le service des achats peut se concentrer sur les catégories stratégiques et ajouter de la valeur là où cela compte le plus.

Une contrôle évolutivité

Le logiciel de gestion des achats vous aide à normaliser votre flux de travail d’approvisionnement/d’approbation pour chaque transaction ; la base de données fournisseurs est centralisée, la conformité, les audits et les problèmes juridiques deviennent faciles à gérer. Votre contrat avec les fournisseurs est centralisé, ce qui vous permet de suivre facilement les performances des fournisseurs. L’écart devient facile à contrôler, la mise à l’échelle du processus standardisé devient facile à mesure que votre organisation se développe.

L’innovation

De nombreuses entreprises renommées ces derniers temps ont utilisé l’externalisation comme la clé de leur innovation. Airtel en est un bon exemple. Ils ont sous-traité leur fonction technologique à IBM et sont en mesure de se concentrer sur le marketing et l’innovation de la marque. La clé de cet engagement est la transparence dans la relation fournisseur. De même, Apple Inc est en mesure de transférer sa fabrication à des fournisseurs chinois et de se concentrer sur les innovations de conception. Le cœur de ces activités est l’innovation dans la chaîne d’approvisionnement et le e-sourcing, ce qui a permis à ces entreprises de faire passer leur offre au niveau supérieur.

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